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E-Rechnungspflicht umsetzen

Rechnungen digital einreichen

Wir laden Sie ein zum DBZ E-Invoicing

Los ​​​​geht​​​​'s!

Einfach gemeinsam E-Rechnung umsetzen!

Ihre E-Rechnungen können Sie einfach elektronisch einreichen – ohne Änderungen an Ihren IT-Systemen!

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Werden Sie digital!

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Die DBZ GmbH bietet ihnen die Möglichkeit, zusammen mit Ihrem Dienstleister, der SGH Service GmbH, Ihre E-Rechnungen und Gutschriften künftig in elektronischer Form einzureichen. Hierzu bieten Ihnen DBZ und SGH verschiedene Möglichkeiten an.

 

Entdecken Sie alle Möglichkeiten!

Was ist zu tun?

In wenigen Schritten Ihre Rechnungen digital versenden

In Zusammenarbeit mit der SGH Service GmbH als Dienstleister im Dokumentenmanagement bietet DBZ Ihnen folgende Möglichkeiten, um künftig digitale Belege zu übermitteln:

  • als E-Rechnungen per E-Mail
  • ivi / TRAFFIQX

Über die unteren Reiter können Sie sich gerne von unseren Lösungen überzeugen!

Sie sind bereits in der Lage E-Rechnungen gemäß EN16931 Norm zu erstellen (ZUGFeRD 2.x oder XRechnung), dann können Sie diese zukünftig ganz einfach und bequem an DBZ übermitteln. Hierfür teilt Ihnen unser Dienstleister, SGH Service GmbH, nach erfolgreicher Registrierung und kurzer Einrichtungsphase die E-Mail-Adresse mit.


Seit dem 01.01.2025 muss der XML-Teil Ihrer E-Rechnung zur Verarbeitung herangezogen werden, da dieser den führenden Teil Ihrer E-Rechnung darstellt. Der PDF-Teil Ihrer E-Rechnung dient lediglich zur Ansicht. Beachten Sie, dass Sie sich mit der Übermittlung von E-Rechnungen an DBZ dazu verpflichten, Branchen- und DBZ-spezifische Angaben in Ihrer XML mit anzugeben. Diese finden Sie in der Guideline, die Sie hier runterladen können.


Wichtiger Hinweis:

PDF-Rechnungen per E-Mail sind keine E-Rechnungen nach EN16931. Sie sind rein bildhafte Rechnungen und können somit nicht verarbeitet werden.

Anmelden

Um Rechnungen und Gutschriften als E-Rechnung an DBZ zu übermitteln, registrieren Sie sich einfach unter Jetzt starten!.

E-Mail-Adresse

Die SGH teilt Ihnen die entsprechende E-Mail-Adresse mit, an die Sie Ihre Testbelege senden können.

Testdaten

Vor einem produktiven Austausch von E-Rechnungen per E-Mail ist eine kurze Abstimmungs- und Testphase erforderlich.

Senden Sie der SGH Service GmbH hierfür beispielhafte E-Rechnungsbelege an die Test-Mail-Adresse, die Ihnen von der SGH nach der Registrierung mitgeteilt wird.

Die Beispielbelege können auch produktive Belege sein, die von SGH ausschließlich zu Testzwecken genutzt werden.

Prüfung

Die Dateien werden geprüft und Sie erhalten ggf. eine Rückmeldung mit der Bitte um Anpassung, wenn die Dateien nicht der EN16931 Norm entsprechen. Sind die Beispielbelege konform, erhalten Sie per E-Mail einer Bestätigung Ihrer Freischaltung.

Produktivsetzung der Rechnungsübermittlung

Nach Freigabe können Sie Ihre Rechnungen und Gutschriften an DBZ nun an die Ihnen mitgeteilte E-Mail-Adresse senden.

Wichtige Hinweise

Für einen reibungslosen Ablauf der Einrichtung sind Vorbereitungen auf beiden Seiten notwendig. Um Ihre Belege vollautomatisiert zuzuordnen und so eine schnellstmögliche Verarbeitung zu ermöglichen, ist eine Prüfung Ihrer E-Rechnungen auf Konformität der EN16931 Norm erforderlich. 

Bitte beachten Sie, dass die Verarbeitung von E-Rechnungen nur unter Beachtung der folgenden Nutzungsbedingungen erfolgen kann:

Nutzungsbedingungen zum E-Rechnungsversand

  • Relevante Informationen befinden sich ausschließlich in der E-Rechnung (im strukturierten Datensatz), und nicht im E-Mail-Body oder im Betreff. Textinhalte einer E-Mail können aufgrund der automatischen Verarbeitung nicht gelesen werden.
  • Eventuelle vorhandene Anlagen zur Rechnung sind in der gleichen Datei zu versenden, wenn es sich um ein ZUGFeRD handelt (als Anlagenseiten hinter dem Dokument).
  • Es darf nur eine E-Rechnung und nur eine Rechnung pro Datensatz versendet werden.
  • Verwenden Sie keine Sonderzeichen im Dateinamen der E-Rechnung, da diese nicht verarbeitet werden können.
  • Die Datenanhänge im ZUGFeRD-Format dürfen nicht in ZIP-Archiven oder ähnlichen Containern gespeichert sein.
  • Die maximale Größe einer E-Mail darf 5 MB nicht überschreiten.
  • Verwenden Sie als Absenderadressen gültige E-Mail-Adressen (keine no-Reply Adressen), an die ggf. eine Bestätigung oder Ablehnung geschickt werden kann.
  • Eine Änderung einer oder mehrerer Adressen muss rechtzeitig an SGH kommuniziert werden.
  • Bei der elektronischen Übermittlung von Belegen ist der zusätzliche Versand dieser Dokumente in Papierform oder anderen Formaten wie PDF oder EDIFACT (außer während der Testphase) nicht zulässig.
  • Es dürfen keine elektronischen Signaturen (integrierte oder separate) enthalten sein.
  • Die Dokumente dürfen mit keinem Dokumentenschutz versehen sein.
  • In Ausnahmefällen ist es der SGH aus wichtigen Gründen gestattet, aus einzelnen E-Rechnungen papierhafte Originalbelege zu erstellen und manuell zu verarbeiten.
  • Belege, die an eine andere E-Mail-Adresse als die Ihnen von der SGH zugewiesene E-Mail-Adresse gesendet werden, werden nicht verarbeitet.
  • Es sind alle Vorgaben der aktuellsten E-Rechnung Guideline für die XML-Struktur einzuhalten.


Pflichtvorgaben:

Rechnungsadresse des Warenempfängers (Getränkefachgroßhändler)

Die einzureichenden Belege, müssen zwingend auf die Rechnungsadresse des Warenempfängers (Getränkefachgroßhändler) ausgestellt sein (nicht auf die GEFAKO oder DBZ GmbH)!


GLN des Absenders (ihre Lieferanten-GLN)

Es muss eine Absender-GLN angegeben werden. Verwenden Sie das dafür vorgesehene Feld (BT-29-0, BT-29-1) mit dem Code "0088". Details dazu erhalten Sie in der Guideline.

  1. ZUGFeRD: ram:SellerTradeParty/ram:GlobalID schemeID=”0088”
  2. UBL/XRechnung: cac:AccountingSupplierParty/cac:Party/cbc:EndpointID schemeID="0088"


GLN des Empfängers (Rechnungsempfänger-GLN)

Es ist die Übermittlung einer Kundenkennung (Buyer Reference) innerhalb der E-Rechnung vorgesehen ist. Hier ist im B2B-Umfeld die Rechnungsempfänger-GLN zu verwenden und auf den Belegen aufzuführen! Verwenden Sie das dafür vorgesehene Feld (BT-46-0, BT-46-1) mit dem Code "0088". Details dazu erhalten Sie in der Guideline.

  1. ZUGFeRD: ram:BuyerTradeParty/ram:GlobalID schemeID=”0088”
  2. UBL/XRechnung: cac:AccountingCustomerParty/cac:Party/cbc:EndpointID schemeID="0088"


PFAND

Pfand muss als eigene vollständige Position angegeben werden. Für die korrekte Verarbeitung müssen alle Pfandpositionen im XML-Teil der E-Rechnung eigenständig als "Pfand" gekennzeichnet werden. Verwenden Sie bitte zur Kennzeichnung eine der folgenden Varianten. 

  1. Die Artikelbezeichnung beinhaltet das Wort "Pfand"
  2. Sie verwenden das Feld Artikelattribut (BG-32) und fügen als Attributnamen (BT-160, BT-161) "Pfand" ein.

Details dazu erhalten Sie in der Guideline.


Falls Sie vorab die Validität Ihrer E-Rechnungen prüfen möchten, empfehlen wir Ihnen folgende E-Rechnungsvalidatoren bspw. Portinvoice (www.portinvoice.com) oder der Validator des Landes Baden-Württembergs (erechnungsvalidator.service-bw.de).


Ihre Vorteile mit der E-Rechnung

Sehen Sie, welche Vorteile Ihnen die Einreichung von E-Rechnungen bietet!

Bequem und einfach

Versenden Sie ganz einfach und bequem Ihre E-Rechnungsbelege per E-Mail - ohne großen technischen Aufwand.

Zeit gewinnen

Nutzen Sie Ihre Zeit effektiver, die Sie sparen, wenn Sie Ihre Dokumente schneller als auf dem herkömmlichen Postweg zustellen können.

Direkte Kosteneinsparungen

ohne Investition

Es sind keine Investitionen in Hardware oder IT-Projekte notwendig! Verringern Sie Ihre Prozesskosten und sparen Sie die Kosten für die Erstellung von Papierbelegen und Porto.


Jetzt starten!

-Netzwerks, welches bereits von über 300.000 Unternehmen genutzt wird. Es ermöglicht Ihnen, elektronische Belege mit allen Geschäftspartnern auszutauschen. Dabei bietet ivi Ihnen über 20.000 Möglichkeiten. Ein Eingriff in Ihre IT-Systeme und die gewohnten Arbeitsweisen ist nicht notwendig.

Anmelden & Installieren

Um ivi nutzen zu können, benötigen Sie lediglich ein Windows-System mit einem Internetanschluss. Sie registrieren sich einfach unter Jetzt starten! zur Nutzung. 

SGH wird sich dann mit Ihnen in Verbindung setzen, um Installation, Einrichtung und Test mit Ihnen durchzuführen.

Einrichtung

Wir richten Sie als Teilnehmer ein und Sie erhalten von uns Ihren persönlichen Zugang zum ivi-Portal.

Testdaten

Nach Erhalt Ihres Zugangs laden Sie bitte zur Prüfung Ihrer Daten jeweils eine Muster-Rechnung, -Gutschrift, -Stornorechnung sowie -Rechnungskorrektur hoch.

Prüfung

Wir designen die Belege für Sie ein und testen die Verarbeitung. Sollten Fehler auftreten, kommen wir mit einer Korrekturbitte auf Sie zu.

Ist der Datensatz stimmig, senden wir Ihnen eine Mail mit der Bitte um Freigabe zu.

Fertig!

Sie können Ihre Rechnungen und Gutschriften an die DBZ übermitteln.

Als Versender erhalten Sie eine Statusmeldung, die Ihnen den genauen Stand der Rechnungsübermittlung mitteilt.

Wir können auch noch viel mehr!

Sehen Sie, was ivi Ihnen bieten kann!

  • Bequem und schnell - Nutzen Sie alle Vorteile, die Ihnen entstehen, wenn Sie Ihre Dokumente schneller als auf dem herkömmlichen Postweg zustellen können! Beschleunigen Sie Ihre Abläufe und generieren Sie so mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft.
  • Effektive Kundenbindung - Verzahnen Sie Ihre Prozesse mit denen Ihres Kunden und profitieren Sie dadurch von einer verbesserten Loyalität. Nutzen Sie die volle Transparenz von ivi: Sie wissen jederzeit, wo sich Ihr Beleg befindet. Und noch mehr: Über das SGH ivi Portal können Sie Ihren gesamten Rechnungsausgang an alle Ihre Kunden steuern und optimieren!
  • Direkte Kosteneinsparung ohne Investition - Bieten Sie Ihren Geschäftspartnern professionelle Leistungen im Belegaustausch, die bislang großen Unternehmen und Konzernen mit entsprechenden IT-Kompetenzen und Budget vorbehalten waren. ivi versendet Ihre Dokumente Sekunden nach der Erstellung. Es sind keine Investitionen in Hardware oder IT-Projekte notwendig. Sie reduzieren Ihre Prozesskosten und die Kosten für die Erstellung von Papierbelegen.
  • Versenden Sie Ihre Dokumente sicher und transparent - Durch Verwendung des TRAFFIQX-Druckertreibers werden Ihre Dokumente über eine sichere HTTPS-Verbindung direkt in Ihre Ausgangspost im passwortgeschützten SGH ivi Portal gesendet. Die Zustellung erfolgt über eine gesicherte 128 Bit SSL Verschlüsselung. Dort werden Ihre Daten aufbereitet, mit individuellen Regeln versehen, portooptimiert geclustert und schlussendlich Ihrem Geschäftspartner sicher und in individueller Darreichungsform übertragen - und zwar so effizient, dass Sie bereits ab dem ersten Dokument Kosten reduzieren. Sie erhalten regelmäßig Statusberichte und können jederzeit den Status Ihrer Belege über das SGH ivi Portal verfolgen.
  • Dokumenten- und Datenaustausch in allen Formaten und Zustellarten - Neben der bildhaften Darstellung von Transaktionsdokumenten, wie z.B. der Rechnung als PDF oder TIFF, können Ihre Geschäftspartner Ihre Dokumente auch als Datensatz (CSV, XML, iDOC oder EDIfact etc.) für die direkte Verbuchung in ihrer Warenwirtschaft oder in DATEV Unternehmen online bekommen. Sie liefern so jedem Kunden strukturierte Daten im jeweiligen Wunschformat – dazu gehören u.a. auch die Formate wie PEPPOL, XRechnung oder ZUGFeRD. Das bedeutet für Sie einen starken Wettbewerbsvorteil und nachhaltige Kundenbindungsmöglichkeiten

Gerne beraten wir Sie hierzu individuell!

Jetzt starten!

Wir beraten Sie gerne zu allen noch offenen Fragen: Kontaktieren Sie uns!

Jetzt elektronische Dokumente versenden!

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Werden Sie digital mit DBZ und SGH

Ja, ich stimme der Verarbeitung meiner Daten zum Zwecke der Kontaktaufnahme zu.

Um Ihre Anfrage zuzuordnen und beantworten zu können, ist die Angabe einiger Informationen notwendig. Ihre Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage sowie für eventuelle Rückfragen gespeichert.

Detaillierte Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.
Absenden

Nach Ihrer Registrierung erhalten Sie von der SGH weitere Informationen und alle Unterlagen zum gewählten Einreichungsweg. Nach wenigen Setup-Schritten können Sie dann mit dem Versand elektronischer Belege starten!

Über uns

Effizienter Dokumenten- und Datenaustausch

Schnell und sicher Dokumente und andere Daten digital, national sowie auch international, verschicken - SGH macht es möglich.

Netzwerker und Dienstleister

Als Mitglied des TRAFFIQX® Netzwerkes bieten wir innovative Lösungen an, um weltweit Papier zu reduzieren und den digitalen Markt zu vergrößern.

Zusammenarbeit mit Kunden

Eine enge und kompetente Zusammenarbeit mit den Kunden ermöglicht eine individuelle Anpassung.

Kontakt

So erreichen Sie uns!

Dienstleistungs-, Beratungs- und Vertriebsgesellschaft für den Getränkefachgroßhandel m.b.H.

Am Turbinenkanal 3, 73240 Wendlingen

 zr@gefako.de

 +49 7024 4053-0

SGH Service GmbH

Daimlerring 51, 31135 Hildesheim

onboarding@sgh-net.de

+49 5121 7646-90