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Kosten reduzieren

Rechnungen digital einreichen

Wir laden Sie ein zum G5 E-Invoicing

Los ​​​​geht​​​​'s!

Einfach gemeinsam Kosten reduzieren!

➔ Worum geht es?

➔ Was ist zu tun?

➔ Jetzt starten!

Wir laden Sie ein, Ihre Rechnungen für die G5-Gesellschafter elektronisch einzureichen und Ihre Prozesskosten nachhaltig zu senken – ohne Änderungen an Ihren IT-Systemen!

Werden Sie digital!

Worum geht es?

Auf dieser Seite finden Sie das Vorgehen zur Umstellung auf den elektronischen Beleg-Versand erläutert sowie eine Auflistung Ihrer Vorteile davon.

➔ Was ist zu tun?

➔ Jetzt starten!

G5 möchte zusammen mit ihrem Dienstleister, der SGH Service GmbH, ihr Beleg-Management optimieren. Dazu wurden Sie von G5 als Kreditor aufgefordert, Ihre Rechnungen und Gutschriften künftig in elektronischer Form einzureichen.

Um die Effektivität im Accounting zu steigern und künftig Ihre Forderungen schneller bearbeiten zu können, bieten G5 und SGH Ihnen hierzu verschiedene Möglichkeiten an.

Sie selbst können auch davon profitieren, indem Sie die Kosten für den Postversand senken und durch die Reduktion des Aufwands und der Postlaufzeit mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft generieren, z.B. durch das Beschleunigen und genaueren Bestimmung der Zahlungsläufe Ihrer Forderungen.

 

Entdecken Sie alle Möglichkeiten!

Was ist zu tun?

In wenigen Schritten Ihre Rechnungen digital versenden

In Zusammenarbeit mit der SGH Service GmbH als Dienstleister im Dokumentenmanagement bietet G5 Ihnen folgende Möglichkeiten, um künftig digitale Belege zu übermitteln:

  • ivi / TRAFFIQX
  • EDIFACT
  • Papier
  • weitere Möglichkeiten

Über die unteren Reiter können Sie sich gerne von unseren Lösungen überzeugen!

ivi ist Teil des TRAFFIQX-Netzwerks, welches bereits von über 300.000 Unternehmen genutzt wird. Es ermöglicht Ihnen, elektronische Belege mit allen Geschäftspartnern auszutauschen. Dabei bietet ivi Ihnen über 20.000 Möglichkeiten. Ein Eingriff in Ihre IT-Systeme und die gewohnten Arbeitsweisen ist nicht notwendig.

Anmelden & Installieren

Um ivi nutzen zu können, benötigen Sie lediglich ein Windows-System mit einem Internetanschluss. Sie registrieren sich einfach unterJetzt starten!zur Nutzung. 

SGH wird sich dann mit Ihnen in Verbindung setzen, um Installation, Einrichtung und Test mit Ihnen durchzuführen.

Einrichtung

Wir richten Sie als Teilnehmer ein und Sie erhalten von uns Ihren persönlichen Zugang zum ivi-Portal.

Testdaten

Nach Erhalt Ihres Zugangs laden Sie bitte zur Prüfung Ihrer Daten jeweils eine Muster-Rechnung, -Gutschrift, -Stornorechnung sowie -Rechnungskorrektur hoch.

Prüfung

Wir designen die Belege für Sie ein und testen die Verarbeitung. Sollten Fehler auftreten, kommen wir mit einer Korrekturbitte auf Sie zu.

Ist der Datensatz stimmig, senden wir Ihnen eine Mail mit der Bitte um Freigabe zu.

Fertig!

Sie können Ihre Rechnungen und Gutschriften an die G5-Gesellschafter übermitteln.

Als Versender erhalten Sie eine Statusmeldung, die Ihnen den genauen Stand der Rechnungsübermittlung mitteilt.

Wir können auch noch viel mehr!

Sehen Sie, was ivi Ihnen bieten kann!

  • Bequem und schnell - Nutzen Sie alle Vorteile, die Ihnen entstehen, wenn Sie Ihre Dokumente schneller als auf dem herkömmlichen Postweg zustellen können! Beschleunigen Sie Ihre Abläufe und generieren Sie so mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft.
  • Effektive Kundenbindung - Verzahnen Sie Ihre Prozesse mit denen Ihres Kunden und profitieren Sie dadurch von einer verbesserten Loyalität. Nutzen Sie die volle Transparenz von ivi: Sie wissen jederzeit, wo sich Ihr Beleg befindet. Und noch mehr: Über das SGH ivi Portal können Sie Ihren gesamten Rechnungsausgang an alle Ihre Kunden steuern und optimieren!
  • Direkte Kosteneinsparung ohne Investition - Bieten Sie Ihren Geschäftspartnern professionelle Leistungen im Belegaustausch, die bislang großen Unternehmen und Konzernen mit entsprechenden IT-Kompetenzen und Budget vorbehalten waren. ivi versendet Ihre Dokumente Sekunden nach der Erstellung. Es sind keine Investitionen in Hardware oder IT-Projekte notwendig. Sie reduzieren Ihre Prozesskosten und die Kosten für die Erstellung von Papierbelegen.
  • Versenden Sie Ihre Dokumente sicher und transparent - Durch Verwendung des TRAFFIQX-Druckertreibers werden Ihre Dokumente über eine sichere HTTPS-Verbindung direkt in Ihre Ausgangspost im passwortgeschützten SGH ivi Portal gesendet. Die Zustellung erfolgt über eine gesicherte 128 Bit SSL Verschlüsselung. Dort werden Ihre Daten aufbereitet, mit individuellen Regeln versehen, portooptimiert geclustert und schlussendlich Ihrem Geschäftspartner sicher und in individueller Darreichungsform übertragen - und zwar so effizient, dass Sie bereits ab dem ersten Dokument Kosten reduzieren. Sie erhalten regelmäßig Statusberichte und können jederzeit den Status Ihrer Belege über das SGH ivi Portal verfolgen.
  • Dokumenten- und Datenaustausch in allen Formaten und Zustellarten - Neben der bildhaften Darstellung von Transaktionsdokumenten, wie z.B. der Rechnung als PDF oder TIFF, können Ihre Geschäftspartner Ihre Dokumente auch als Datensatz (CSV, XML, iDOC oder EDIfact etc.) für die direkte Verbuchung in ihrer Warenwirtschaft oder in DATEV Unternehmen online bekommen. Sie liefern so jedem Kunden strukturierte Daten im jeweiligen Wunschformat – dazu gehören u.a. auch die Formate wie PEPPOL, XRechnung oder ZUGFeRD. Das bedeutet für Sie einen starken Wettbewerbsvorteil und nachhaltige Kundenbindungsmöglichkeiten

Gerne beraten wir Sie hierzu individuell!

Jetzt starten!

EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) ist ein internationaler Standard für den elektronischen Austausch kommerzieller Daten in einheitlichen Formaten für Geschäftsvorgänge. Es ist Expertenwissen und eine Software für die Umsetzung erforderlich.

Sie können EDIFACT Belege via X.400, AS2 oder sFTP einreichen. Unseren EDI Guide für das Format UN/EDIFACT D96A Message INVOIC können Sie hier herunterladen.

Anmelden

Um Rechnungen und Gutschriften als EDIFACT an die G5-Gesellschafter zu übermitteln, registrieren Sie sich einfach unterJetzt Starten!

Testdaten

Sie schicken uns Ihre Testdaten per E-Mail an die Ihnen mitgeteilte E-Mail-Adresse zur Prüfung auf syntaktische und inhaltliche Korrektheit.

Bitte senden Sie uns im Test keine zu buchenden Produktivdaten.

Prüfung

Sie erhalten von uns eine Rückmeldung mit der Bitte um Anpassung, wenn der Datensatz nicht den Vorgaben entspricht, sowie ein aus Ihren Daten erstelltes Sichtdokument zur Abnahme.

Fertig!

Abschließend erhalten Sie die Freigabe zur elektronischen Belegverarbeitung und bekommen Verbindungsdetails genannt.

Wichtige Hinweise

Nach der Anmeldung erhalten Sie die weiteren Informationen inklusive EDIFACT-Guideline.

Bitte beachten Sie, dass für die Übermittlung von EDIFACT Belegen folgende Voraussetzungen gelten:

  • Format: UN/EDIFACT D96A Message INVOIC in Anlehnung an EANCOM.
  • Nachrichtenaufbau gemäß Guideline der SGH.
  • Informationen und rechtlich relevante Texte, die auf den papierhaften Belegen enthalten sind, sind auch in den EDIFACT Daten anzugeben.
  • Nennung einer E-Mail-Adresse für Fehlermeldungen im Produktivbetrieb.
  • Einlieferung erfolgt nach SGH Vorgaben, Abweichungen müssen gesondert vereinbart werden.
  • Die Adressen aller in Belegen genannten Parteien müssen immer vollständig im Klartext angegeben werden
  • Jede an SGH übermittelte (Produktiv-) EDIFACT Nachricht muss anhand des UNB Segmentes eineindeutig zugeordnet werden können
  • Es müssen alle relevanten Beleg-Szenarien während der Testphase eingereicht werden

Ihre Vorteile mit EDIFACT

Sehen Sie, welche Vorteile Ihnen EDIFACT bietet!

Geschwindigkeit

Profitieren Sie von kurzen Laufzeiten, denn die Übermittlung Ihrer Daten erfolgt innerhalb von Minuten.

Kosteneinsparung

Zahlungen Ihrer Forderungen können schneller erfolgen.

Strukturierte Daten

Das Auftreten von Fehlern in Ihren Daten wird minimiert.

Jetzt starten!

Wenn Sie Belege nicht digital, sondern nur in Papierform einreichen können, so senden Sie diese bitte an folgende Adresse:


G5 Getränkefachhandels-Kooperation GmbH & Co. KG

SGH-Belegmanagement

Daimlerring 51

31131 Hildesheim

Wichtige Hinweise

  • Rechnungsbelege dürfen nicht getackert oder mit Büroklammern versehen sein
  • Bitte reichen Sie ausschließlich Originalbelege ohne zusätzliche Kopien ein
  • Verwenden Sie bitte kein fortlaufendes Papier, das nicht getrennt ist
  • Achten Sie darauf, dass die Belege alle korrekt sortiert eingereicht werden (Beleg Seitenzahlen in korrekter Reihenfolge; Belegkopf immer an derselben Stelle und nach oben zeigend)
  • Bitte legen Sie den Rechnungsbelegen keine Werbung bei
  • Reichen Sie bitte ausschließlich Belege ein und keine Avisen oder Lieferscheine etc.

Jetzt starten!

PDF

Sie können zukünftig ganz einfach und bequem Ihre Rechnungen und Gutschriften an die G5-Gesellschafter als PDF per E-Mail in die Zentralregulierung einreichen. Hierfür teilt Ihnen die SGH auf Anfrage gerne die Mail-Adresse mit.

Anmelden

Um Rechnungen und Gutschriften als PDF an die G5-Gesellschafter zu übermitteln, registrieren Sie sich einfach unter Jetzt starten!. Die SGH wird Ihnen daraufhin die Mail-Adresse zur künftigen Rechnungsübermittlung mitteilen.

E-Mail-Adresse

Wir richten Ihnen eine eindeutige E-Mail-Adresse ein, an die Sie Ihre Dokumente künftig senden können.

Testdaten

Nach Erhalt der E-Mail-Adresse senden Sie uns bitte zur Prüfung der unten genannten Vorgaben mehrere Muster Rechnungen, Gutschriften sowie Rechnungskorrekturen.

Prüfung

Wir prüfen die Dateien und geben Ihnen eine Rückmeldung mit der Bitte um Anpassung, wenn der Datensatz nicht den Vorgaben entspricht. Ist der Datensatz stimmig, senden wir Ihnen die Bestätigung Ihrer Freischaltung.

Fertig!

Sie können Ihre Rechnungen und Gutschriften an die G5-Gesellschafter nun an die Ihnen mitgeteilte Mail-Adresse senden.

Wichtige Hinweise

Für einen reibungslosen Ablauf der Einrichtung sind Vorbereitungen auf beiden Seiten notwendig. Um Ihre Belege vollautomatisiert zuzuordnen und so eine schnellstmögliche Verarbeitung zu ermöglichen, werden die Daten aus Ihrer PDF-Datei maschinell ausgelesen. Dafür wird ein Design auf Grundlage Ihrer Testbelege erstellt.

Bitte beachten Sie, dass die Verarbeitung von PDF-Rechnungen nur unter Beachtung der folgenden Nutzungsbedingungen erfolgen kann:

Nutzungsbedingungen zum elektronischen Rechnungsversand „E-Mail mit PDF-Anhang“

  • Auf den einzureichenden Belegen ist zwingend die korrekte Gesellschafternummer/ ZR-Nummer des Rechnungsempfängers anzugeben.
  • Relevante Informationen befinden sich ausschließlich in dem PDF-Dokument, und nicht im E-Mail-Body oder im Betreff. Textinhalte einer E-Mail können aufgrund der automatischen Verarbeitung nicht gelesen werden.
  • Eventuelle vorhandene Anlagen zur Rechnung sind in der gleichen PDF zu versenden (als Anlagenseiten hinter dem Dokument).
  • Es darf nur eine PDF pro E-Mail und nur eine Rechnung pro PDF versendet werden.
  • Der Dateiname des Email-Anhangs muss eindeutig sein, z.B. indem die Belegnummer enthalten ist. Verwenden Sie keine Sonderzeichen im Dateinamen, da diese nicht verarbeitet werden können.
  • Die Datenanhänge im PDF-Format dürfen nicht in ZIP-Archiven oder ähnlichen Containern gespeichert sein.
  • Die maximale Größe einer E-Mail darf 5 MB nicht überschreiten.
  • Verwenden Sie als Absenderadresse eine gültige E-Mailadresse (keine No-Reply Adresse), an die ggf. eine Bestätigung oder Ablehnung geschickt werden kann.
  • Bei der elektronischen Übermittlung von Belegen ist der zusätzliche Versand dieser Dokumente in Papierform nicht zulässig.
  • Ausschließlich native PDF Dateien mit eingebetteten Schriften können verarbeitet werden. Keine Scans von Scannern oder Multifunktionsgeräten für das auszulesende Dokument.
  • Es dürfen keine elektronischen Signaturen (integrierte oder separate) enthalten sein.
  • Die PDF-Dokumente dürfen mit keinem Dokumentenschutz versehen sein.
  • Sie bestätigen, dass Sie mit dem Versand von elektronischen Belegen als PDF via E-Mail nach den Vorgaben des Zentralregulierers und SGH einverstanden sind.
  • In Ausnahmefällen ist es der SGH aus wichtigen Gründen gestattet, aus einzelnen PDF-Dokumenten papierhafte Originalbelege zu erstellen und manuell zu verarbeiten.
  • Für jede rechtlich eigenständige Firmierung muss eine eigene E-Mail-Adresse für die elektronische Belegeinreichung genutzt werden und separate Tests durchgeführt werden. Weitere rechtlich eigenständige Firmen, müssen bei der Anmeldung im Kommentarfeld angegeben werden.
  • Belege, die an eine andere E-Mail-Adresse als die Ihnen von der SGH zugewiesene und eindeutige E-Mail-Adresse gesendet werden, werden nicht verarbeitet.

Ihre Vorteile mit PDF

Entdecken Sie Ihre Vorteile beim PDF-Versand!

Bequem und einfach

Versenden Sie ganz einfach und bequem Ihre PDF-Belege per E-Mail - ohne großen technischen Aufwand.

Zeit gewinnen

Nutzen Sie Ihre Zeit effektiver, die Sie sparen, wenn Sie Ihre Dokumente schneller als auf dem herkömmlichen Postweg zustellen können.

Direkte Kosteneinsparungen

ohne Investition

Es sind keine Investitionen in Hardware oder IT-Projekte notwendig! Verringern Sie Ihre Prozesskosten und sparen Sie die Kosten für die Erstellung von Papierbelegen und Porto.


Jetzt starten!

Wir beraten Sie gerne zu allen noch offenen Fragen: Kontaktieren Sie uns!

Jetzt elektronische Dokumente versenden!

Jetzt starten!

Werden Sie digital mit G5 und SGH

Ja, ich stimme der Verarbeitung meiner Daten zum Zwecke der Kontaktaufnahme zu. 

Um Ihre Anfrage zuzuordnen und beantworten zu können, ist die Angabe einiger Informationen notwendig. Ihre Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage sowie für eventuelle Rückfragen gespeichert.

Detaillierte Informationen finden Sie in unsererDatenschutzerklärung.

Absenden

Nach Ihrer Registrierung erhalten Sie von der SGH weitere Informationen und alle Unterlagen zum gewählten Einreichungsweg. Nach wenigen Setup-Schritten können Sie dann mit dem Versand elektronischer Belege starten!

Über uns

Effizienter Dokumenten- und Datenaustausch

Schnell und sicher Dokumente und andere Daten digital, national sowie auch international, verschicken - SGH macht es möglich.

Netzwerker und Dienstleister

Als Mitglied des TRAFFIQX® Netzwerkes bieten wir innovative Lösungen an, um weltweit Papier zu reduzieren und den digitalen Markt zu vergrößern.

Zusammenarbeit mit Kunden

Eine enge und kompetente Zusammenarbeit mit den Kunden ermöglicht eine individuelle Anpassung.

Kontakt

So erreichen Sie uns!

G5 Getränkefachhandels-Kooperation GmbH & Co. KG

Bräunleinsberg 2, 91242 Ottensoos

m.fritsch@die-g5.de

+49 [0] 91 23 - 166-0

SGH Service GmbH

Daimlerring 51, 31135 Hildesheim

e-business@sgh-net.de

+49 [0] 51 21 - 76 46 - 60