Zum Inhalt springen

Kosten reduzieren

Rechnungen digital einreichen

Wir laden Sie ein zum GFT E-Invoicing

Los ​​​​geht​​​​'s!

Einfach gemeinsam Kosten reduzieren!

Die GFT eG ändert zum 01.01.2023 ihre Prozesse und lädt Sie ein, Ihre Rechnungen elektronisch einzureichen um auch Ihre Prozesskosten nachhaltig zu senken – ohne Änderungen an Ihren IT-Systemen! 

➔ Worum geht es?

➔ Was ist zu tun?

➔ Jetzt starten!

Werden Sie digital!

​Worum geht es?

Auf dieser Seite finden Sie das Vorgehen zur Umstellung auf den elektronischen Rechnungsversand erläutert sowie eine Auflistung Ihrer Vorteile davon.

➔ Was ist zu tun?

➔ Jetzt starten!

GFT möchte zusammen mit seinem Dienstleister, der SGH Service GmbH, sein Beleg-Management optimieren. Dazu hat er Sie als Kreditor aufgefordert, Ihre Rechnungen und Gutschriften künftig an die SGH Service GmbH zu übermitteln, die SGH erstellt dann das von GFT gewünschte Datenformat aus Ihren Belegen.


Um die Effektivität im Accounting zu steigern und künftig Ihre Forderungen schneller bearbeiten zu können, bieten GFT und SGH Ihnen hierzu verschiedene Möglichkeiten an.


Sie selbst können auch davon profitieren, indem Sie die Kosten für den Postversand senken und durch die Reduktion des Aufwands und der Postlaufzeit mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft generieren, z.B. durch das Beschleunigen und genaueren Bestimmung der Zahlungsläufe Ihrer Forderungen.


 

Entdecken Sie alle Möglichkeiten!

Was ist zu tun?

In wenigen Schritten Ihre Rechnungen digital versenden

In Zusammenarbeit mit der SGH Service GmbH als Dienstleister im Dokumentenmanagement bietet die GFT eG Ihnen ab dem 01.01.2023 folgende Möglichkeiten, um Ihre Belege zu übermitteln:


  •  PDF per E-Mail
  •  Papier
  •  EDIFACT
  •  ZUGFeRD


Klicken Sie sich durch die Tabs, um mehr über die Varianten zu erfahren!

Sie können zukünftig ganz einfach und bequem Ihre Rechnungen und Gutschriften an die GFT als PDF per E-Mail in die Zentralfakturierung einreichen. Hierfür teilt Ihnen die SGH auf Anfrage gerne die Mail-Adresse mit.

Anmelden

Um Rechnungen und Gutschriften als PDF an die GFT zu übermitteln, registrieren Sie sich einfach unter Jetzt starten!. Die SGH wird Ihnen daraufhin die Mail-Adresse zur künftigen Rechnungsübermittlung mitteilen.

Testdaten

Nach Erhalt der E-Mail-Adresse senden Sie uns bitte zur Prüfung der unten genannten Vorgaben jeweils eine Muster-Rechnung, -Gutschrift, -Stornorechnung und -Rechnungskorrektur.

Prüfung

Wir prüfen die Dateien und geben Ihnen anschließend eine Rückmeldung sowie die Bestätigung Ihrer Freischaltung.

Fertig!

Sie können Ihre Rechnungen und Gutschriften an die GFT eG nun an die Ihnen mitgeteilte Mail-Adresse senden.

Wichtige Hinweise

Für einen reibungslosen Ablauf der Einrichtung sind Vorbereitungen auf beiden Seiten notwendig. Um Ihre Belege vollautomatisiert zuzuordnen und so eine schnellstmögliche Verarbeitung zu ermöglichen, werden die Daten aus Ihrer PDF-Datei maschinell ausgelesen. Dafür wird ein Design auf Grundlage Ihrer Testbelege erstellt.

Bitte beachten Sie, dass die Verarbeitung von PDF-Rechnungen nur unter Beachtung der folgenden Nutzungsbedingungen erfolgen kann:

>Nutzungsbedingungen zum elektronischen Rechnungsversand „E-Mail mit PDF-Anhang“
  • Auf den einzureichenden Belegen ist zwingend die korrekte, 6-stellige GFT-Mitgliedsnummer anzugeben
  • Relevante Informationen befinden sich ausschließlich in dem PDF-Dokument, und nicht im E-Mail-Body oder im Betreff. Textinhalte einer E-Mail können aufgrund der automatischen Verarbeitung nicht gelesen werden.
  • Eventuelle vorhandene Anlagen zur Rechnung sind in der gleichen PDF zu versenden (als Anlagenseiten hinter dem Dokument).
  • Es darf nur eine PDF pro E-Mail und nur eine Rechnung pro PDF versendet werden.
  • Die Datenanhänge im PDF-Format dürfen nicht in ZIP-Archiven oder ähnlichen Containern gespeichert sein.
  • Die maximale Größe einer E-Mail darf 5 MB nicht überschreiten.
  • Verwenden Sie als Absenderadresse eine gültige E-Mailadresse (keine No-Reply Adresse), an die ggf. eine Bestätigung oder Ablehnung geschickt werden kann.
  • Bei der elektronischen Übermittlung von Belegen ist der zusätzliche Versand dieser Dokumente in Papierform nicht zulässig.
  • Ausschließlich native PDF Dateien mit eingebetteten Schriften können verarbeitet werden. Keine Scans von Scannern oder Multifunktionsgeräten für das auszulesende Dokument.
  • Es dürfen keine elektronischen Signaturen (integrierte oder separate) enthalten sein.
  • Die PDF-Dokumente dürfen mit keinem Dokumentenschutz versehen sein.
  • Sie bestätigen, dass Sie mit dem Versand von elektronischen Belegen als PDF via E-Mail nach den Vorgaben der GFT eG und SGH einverstanden sind.
  • In Ausnahmefällen ist es der SGH aus wichtigen Gründen gestattet, aus einzelnen PDF-Dokumenten papierhafte Originalbelege zu erstellen und manuell zu verarbeiten.
  • Für jede rechtlich eigenständige Firmierung muss eine eigene E-Mail-Adresse für die elektronische Belegeinreichung genutzt werden und separate Tests durchgeführt werden. Weitere rechtlich eigenständige Firmen, müssen bei der Anmeldung im Kommentarfeld angegeben werden.
  • Belege, die an eine andere E-Mail-Adresse als die Ihnen von der SGH zugewiesene und eindeutige E-Mail-Adresse gesendet werden, werden nicht verarbeitet.

Ihre Vorteile mit PDF

Entdecken Sie Ihre Vorteile beim PDF-Versand

Bequem 
und einfach

Versenden Sie ganz einfach und bequem Ihre PDF-Belege per E-Mail - ohne großen technischen Aufwand.

Zeit gewinnen

Nutzen Sie Ihre Zeit effektiver, die Sie sparen, wenn Sie Ihre Dokumente schneller als auf dem herkömmlichen Postweg zustellen können.

Direkte Kosteneinsparungen

ohne Investition

Es sind keine Investitionen in Hardware oder IT-Projekte notwendig! Verringern Sie Ihre Prozesskosten und sparen Sie die Kosten für die Erstellung von Papierbelegen und Porto.

Gerne beraten wir Sie hierzu individuell!

Jetzt starten!

EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) ist ein internationaler Standard für den elektronischen Austausch kommerzieller Daten in einheitlichen Formaten für Geschäftsvorgänge. Es ist Expertenwissen und eine Software für die Umsetzung erforderlich.

Sie können EDIFACT Belege via X.400, AS2 oder sFTP einreichen. Unseren EDI Guide für das Format UN/EDIFACT D96A Message INVOIC können Sie

Anmelden

Um Rechnungen und Gutschriften als EDIFACT an die GFT zu übermitteln, registrieren Sie sich einfach unter Jetzt Starten!

Testdaten

Sie schicken uns Ihre Testdaten per E-Mail an die Ihnen mitgeteilte E-Mail-Adresse zur Prüfung auf syntaktische und inhaltliche Korrektheit.

Bitte senden Sie uns im Test keine zu buchenden Produktivdaten.

Prüfung

Sie erhalten von uns eine Rückmeldung mit der Bitte um Anpassung, wenn der Datensatz nicht den Vorgaben entspricht, sowie ein aus Ihren Daten erstelltes Sichtdokument zur Abnahme.

Fertig!

Abschließend erhalten Sie die Freigabe zur elektronischen Belegverarbeitung und bekommen Verbindungsdetails genannt.

Wichtige Hinweise

Nach der Anmeldung erhalten Sie die weiteren Informationen inklusive EDIFACT-Guideline.


Bitte beachten Sie, dass für die Übermittlung von EDIFACT Belegen folgende Voraussetzungen gelten:

  • Format: UN/EDIFACT D96A Message INVOIC in Anlehnung an EANCOM.
  • Nachrichtenaufbau gemäß Guideline der SGH.
  • Informationen und rechtlich relevante Texte, die auf den papierhaften Belegen enthalten sind, sind auch in den EDIFACT Daten anzugeben.
  • Nennung einer E-Mail-Adresse für Fehlermeldungen im Produktivbetrieb.
  • Einlieferung erfolgt nach SGH Vorgaben, Abweichungen müssen gesondert vereinbart werden.
  • Die Adressen aller in Belegen genannten Parteien müssen immer vollständig im Klartext angegeben werden
  • Jede an SGH übermittelte (Produktiv-) EDIFACT Nachricht muss anhand des UNB Segmentes eineindeutig zugeordnet werden können
  • Es müssen alle relevanten Beleg-Szenarien während der Testphase eingereicht werden

Ihre Vorteile mit EDIFACT

Sehen Sie, welche Vorteile Ihnen EDIFACT bietet!

Geschwindigkeit

Profitieren Sie von kurzen Laufzeiten, denn die Übermittlung Ihrer Daten erfolgt innerhalb von Minuten.

Kosteneinsparung

Zahlungen Ihrer Forderungen können schneller erfolgen.

Strukturierte Daten

Das Auftreten von Fehlern in Ihren Daten wird minimiert.

Jetzt starten!

Wenn Sie Belege nicht digital, sondern nur in Papierform einreichen können, so senden Sie diese bitte an folgende Adresse:


GFT Gemeinschaft Fernmelde-Technik eG
Daimlerring 51
31131 Hildesheim

Wichtige Hinweise zum Papierversand

  • Rechnungsbelege dürfen nicht getackert oder mit Büroklammern versehen sein
  • Bitte reichen Sie ausschließlich Originalbelege ohne zusätzliche Kopien ein
  • Verwenden Sie bitte kein fortlaufendes Papier, das nicht getrennt ist
  • Achten Sie darauf, dass die Belege alle korrekt sortiert eingereicht werden (Beleg Seitenzahlen in korrekter Reihenfolge; Belegkopf immer an derselben Stelle und nach oben zeigend)
  • Bitte legen Sie den Rechnungsbelegen keine Werbung bei
  • Reichen Sie bitte ausschließlich Belege ein und keine Avisen oder Lieferscheine etc.

Jetzt starten!

ZUGFeRD ist ein branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch, das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) – mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie – erarbeitet wurde. Das ZUGFeRD-Datenformat basiert auf der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen und auf der am 28. Juni 2017 veröffentlichten Norm EN16931. Zudem werden die Cross-Industry-Invoice (CII) von UN/CEFACT und die ISO-Norm 19005-3:2012 (PDF/A-3) ab ZUGFeRD 2.0 berücksichtigt.

Anmelden

Um Rechnungen und Gutschriften als ZUGFeRD an GFT zu übermitteln, registrieren Sie sich einfach unter Jetzt Starten!

Testdaten

Sie schicken uns Ihre Testdaten per E-Mail an die Ihnen mitgeteilte E-Mail-Adresse zur Prüfung auf syntaktische und inhaltliche Korrektheit. Bitte senden Sie uns im Test keine zu buchenden Produktivdaten.

Prüfung

Sie erhalten von uns eine Rückmeldung mit der Bitte um Anpassung, wenn der Datensatz nicht den Vorgaben entspricht.

Fertig!

Abschließend erhalten Sie die Freigabe zur elektronischen Belegverarbeitung und bekommen Verbindungsdetails genannt.

Wenn Sie sich für die Einreichung von ZUGFeRD Dateien registrieren, werden wir zeitnah mit Ihnen in Kontakt treten:

e-business@sgh-net.de

 +49 [0] 51 21 - 76 46 - 70

Ihre Vorteile mit ZUGFeRD

Sehen Sie, welche Vorteile Ihnen ZUGFeRD bietet!

Geschwindigkeit

Profitieren Sie von kurzen Laufzeiten, denn die Übermittlung Ihrer Daten erfolgt innerhalb von Minuten.

Kosteneinsparung

Zahlungen Ihrer Forderungen können schneller erfolgen.

Strukturierte Daten

Das Auftreten von Fehlern in Ihren Daten wird minimiert.


Jetzt starten!

Wenn Sie mehr über unsere ivi-Portal Lösung erfahren möchten oder anderweitig elektronisch Belege übermitteln wollen, melden Sie sich gerne bei uns:

e-business@sgh-net.de

+49 [0] 51 21 - 76 46 - 70


Jetzt starten!

Wir beraten Sie gerne zu allen noch offenen Fragen: Kontaktieren Sie uns!

Jetzt elektronische Dokumente versenden!

Jetzt starten!

Werden Sie digital mit GFT und SGH

Ja, ich stimme der Verarbeitung meiner Daten zum Zwecke der Kontaktaufnahme zu. 

Um Ihre Anfrage zuzuordnen und beantworten zu können, ist die Angabe einiger Informationen notwendig. Ihre Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage sowie für eventuelle Rückfragen gespeichert.

Detaillierte Informationen finden Sie in unsererDatenschutzerklärung.

Absenden

Nach Ihrer Registrierung erhalten Sie von der SGH weitere Informationen und alle Unterlagen zum gewählten Einreichungsweg. Nach wenigen Setup-Schritten können Sie dann mit dem Versand elektronischer Belege starten!

Über uns

Effizienter Dokumenten- und Datenaustausch

Schnell und sicher Dokumente und andere Daten digital, national sowie auch international, verschicken - SGH macht es möglich.

Netzwerker und Dienstleister

Als Mitglied des TRAFFIQX® Netzwerkes bieten wir innovative Lösungen an, um weltweit Papier zu reduzieren und den digitalen Markt zu vergrößern.

Zusammenarbeit mit Kunden

Eine enge und kompetente Zusammenarbeit mit den Kunden ermöglicht eine individuelle Anpassung.

Kontakt

So erreichen Sie uns!

GFT Gemeinschaft Fernmelde-Technik eG

 Flughafenstraße 101, 40474 Düsseldorf (Airport City)

info@gft-eg.de

 +49 211 88234-500


SGH Service GmbH

 Daimlerring 51, 31135 Hildesheim

 e-business@sgh-net.de

+49 [0] 51 21 - 76 46 - 60